Ein individuelles CRM als Ersatz für die Plattform, von der ein Unternehmen abhängig war
Kundenakten, Zahlungskonten, Provisionsabrechnung und Onboarding, neu gebaut als ein System, das dem Unternehmen vollständig gehört. Heute im Einsatz, Dokumentenerkennung und Gesprächserfassung folgen.
Jede Sitzung beginnt hier. Das Passwort erreicht den Identity Provider in einer einzigen Anfrage über die CRM-API, und im Browser bleibt nichts zurück.
Was ein System kostet, das man nicht verlassen kann
Der gesamte Kundenbestand lag in einem Fremdsystem. Kunden standen auf einem Bildschirm, ihre Zahlungen auf einem anderen, ohne Verbindung dazwischen. Schon die einfache Frage, wer diese Woche nicht gezahlt hat, bedeutete zwei Seiten zu öffnen und von Hand abzugleichen.
Das Onboarding endete an einer Übergabe. Eine unterschriebene Vereinbarung ging ins Backoffice, wo sie jemand erneut eintippte, einen Zahlungsplan von Hand anlegte und festhielt, wem der Abschluss zuzuschreiben war. Jeder dieser Schritte war eine Gelegenheit, eine Zahl zu verlieren.
Und die Daten gehörten ihnen nicht. Es gab keinen Export, ein Wechsel hätte die Historie zurückgelassen. Diese einzige Tatsache hat die Aufgabe definiert: Was auch immer an die Stelle tritt, muss vollständig im Eigentum stehen, mit jederzeit exportierbaren Daten, ohne einen Anbieter fragen zu müssen.
Die Signatur erzeugt den Datensatz
Eine Abfolge bestimmt die ganze Plattform. Ein Vermittler oder ein interner Vertriebsmitarbeiter führt das Onboarding vollständig durch, und die Signatur, nicht eine Übergabe ans Backoffice, erzeugt den Datensatz, den Zahlungsplan und die Provisionszuordnung.
- 01ÜbersichtDer Mitarbeiter öffnet sein eigenes Dashboard und startet das Onboarding.
- 02OnboardingVier Schritte: Unternehmen und Inhaber, Forderungspositionen, Honorar und Provision, Dokumente.
- 03SignaturDer einzige Bildschirm, den der Endkunde sieht. Kein Login, Identität geprüft, Nachweise erfasst.
- 04AutomatikDatensatz erzeugt, Positionen übertragen, Zahlungsplan erstellt, Zuordnung fixiert.
- 05ZuweisungDie Akte kommt in eine Warteschlange und wird nach freier Kapazität verteilt.
- 06Aktive AkteAlles ab hier schreibt in eine einzige Kundenakte.
Schritt vier ist kein Bildschirm. Er läuft serverseitig in dem Moment, in dem die Signatur abgeschlossen ist. Deshalb wartet in dieser Abfolge nichts auf einen Menschen.
Vier Entscheidungen, aus denen der Rest folgt
Kunden und Zahlungen sind eine Liste, nicht zwei Seiten
Standardsortierung ist Dringlichkeit, nicht das Alphabet. Eine ausgefallene Zahlung, eine Rückbuchung oder eine Akte ohne Kontakt seit einer Woche steigt von selbst nach oben. Eine Zeile aufzuklappen öffnet das Zahlungskonto dieses Kunden direkt darin. Die Antwort darauf, wen man heute anrufen muss, steht auf einem Bildschirm statt aus zwei zusammengesetzt zu werden.
All102Not paying14At risk6Due this week3No activity 7+ days100
| Client | Stage | Debt position | Remaining | Next payment | Retainer paid | Last activity |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hillcrest Orthodontics | Active 154d | 0/3 settled$505,800 RTR | $228,096 | $641 | 27% | 19d ago |
| Larkspur Florists | Active 275d | 0/3 settled$125,758 RTR | $102,132 | $365 | 50% | 57d ago |
| Ashfield Plumbing & Heating | Active 286d | 0/4 settled$433,707 RTR | $332,939 | $685 | 5% | 40d ago |
| Jamestown Welding Supply | Settled 375d | 2/3 settled$320,439 RTR | $57,864 | Nothing scheduled | 91% | 71d ago |
Provision entsteht nur auf Geld, das tatsächlich angekommen ist
Gestaffelte Modelle greifen zuerst pro Mitarbeiter, dann pro Vermittler oder Vertriebseinheit, dann als Standard. Die Sätze unterscheiden sich nach Reihenfolge der Zahlung, eine erste und eine vierte sind nicht dasselbe wert. Auf eine geplante Zahlung entsteht nichts, nur auf eine eingegangene, und eine Rückbuchung löst die Provision als eigene negative Zeile auf, statt die Historie stillschweigend zu ändern.
- Accrued
- $2,184.12
- 18 lines
- Earned
- $2,123.89
- accrued less clawbacks
- Paid
- $1,476.30
- recorded as settled
- Net payable
- $647.59
- still owed
| Date | Client | Payment | Cleared | Rate | Commission |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-08-04 | Hillcrest Orthodontics | 1 of 12 | $641.00 | 23% | $147.43paid |
| 2026-08-11 | Larkspur Florists | 4 of 12 | $365.00 | 16.5% | $60.23accrued |
| 2026-08-18 | Ashfield Plumbing & Heating | 2 of 24 | $685.00 | 16.5% | $113.03accrued |
| 2026-08-21 | Larkspur Florists | 4 of 12 | $365.00 | 16.5% | -$60.23clawed back |
Das Onboarding endet in einer Signatur, nicht in einer Übergabe
Ein Assistent in vier Schritten erfasst das Unternehmen, seine Forderungspositionen, die Honorarbedingungen und die Dokumente, erzeugt daraus eine zusammengeführte Vereinbarung und versendet sie. Die Zuordnung wird aus dem angemeldeten Benutzer gefüllt und bleibt für den Mitarbeiter unveränderlich. Mit dem Abschluss existieren Datensatz, Zahlungsplan und Provisionsmodell gleichzeitig, ohne dass jemand etwas neu eintippt.
Retainer scheduleGenerated on signature · 12 instalments
| # | Due | Amount | Status | Commission |
|---|---|---|---|---|
| 01 | 2026-08-07 | $641.00 | cleared | $147.43 |
| 02 | 2026-08-21 | $641.00 | cleared | $105.77 |
| 03 | 2026-09-04 | $641.00 | NSF | -$105.77 |
| 04 | 2026-09-18 | $641.00 | scheduled | projected |
| 05 | 2026-10-02 | $641.00 | scheduled | projected |
Berechtigung ist eine Eigenschaft der Daten, kein verstecktes Menü
Ein Vermittler, der die Kundenliste abfragt, erhält nur die Kunden, die er selbst angelegt hat. Ein Mitarbeiter erhält nur seine eigene Vertriebseinheit. Das wird zeilengenau im Datenmodell durchgesetzt, nicht durch ausgeblendete Navigation. So gibt es keine Ansicht, die auf einem anderen Weg doch etwas preisgibt. Jede Änderung wird in ein nicht änderbares Protokoll geschrieben, und der gesamte Datenbestand lässt sich auf Abruf exportieren.
Audit trailAppend only · identity and business events in one log
| When | Who | What | Event | Changed |
|---|---|---|---|---|
| 03/09 09:14 | owner@example.com | Authentication | signed_in | Nothing recorded |
| 03/09 09:22 | operations@example.com | Client · Hillcrest Orthodontics | stage_changed | EnrolledActive |
| 03/09 09:31 | operations@example.com | Payment · 3 of 12 | status_changed | pendingNSF |
| 03/09 09:31 | system | Commission · line 41 | clawed_back | $105.77-$105.77 |
| 03/09 10:02 | management@example.com | Negotiator assignment | reassigned | UnassignedNegotiator 4 |
Fünf Rollen, fünf Fassungen desselben Bildschirms
Jede Rolle öffnet dieselbe Kundenliste und bekommt eine andere Menge an Zeilen zurück. Der Umfang wird in der Abfrage entschieden, nicht in der Oberfläche.
| Rolle | Was die Kundenliste zurückgibt |
|---|---|
| Geschäftsführung | Alles, dazu die Portfoliosicht: verwaltetes Forderungsvolumen, erwarteter Zahlungseingang über 30, 60 und 90 Tage, sowie offene Provisionsverpflichtungen. |
| Administration | Alles Operative: Zuweisung, Zahlungsimport und Abgleich, Provisionsmodelle, Benutzer und Konfiguration. |
| Verhandlung | Standardmäßig die eigenen Akten, sortiert nach der schlechtesten Position statt alphabetisch, mit Liegezeiten, die bei einer Neuzuweisung mitgehen und nie zurückgesetzt werden. |
| Vermittler | Nur die selbst angelegten Kunden, dazu die eigene Provisionsabrechnung: entstanden, ausgezahlt und aufgelöst. |
| Vertrieb | Nur die eigene Vertriebseinheit, mit einer Rangliste über die Mitarbeiter darin. |
Was als nächstes kommt
Die erste Auslieferung hat das System ersetzt. Die beiden danach machen den Arbeitstag schneller und holen dann herein, was außerhalb der Plattform passiert. Jede Phase ist eigenständig geschnitten, damit nichts auf alles wartet.
- 01
Das System ersetzen
Im EinsatzDie Abhängigkeit von einem Fremdsystem beenden.
- Kundenakte mit Forderungspositionen und Kennzeichen
- Honorarkonto und Zahlungspläne
- Provisionslogik, Modelle und Abrechnungen
- Eine Liste für Kunden und Zahlungen
- Onboarding, Dokumentenerzeugung und Signatur
- Rollen-Dashboards und Kohortenauswertung
- Protokoll und vollständiger Datenexport
- Migration von der alten Plattform
- 02
Den Arbeitstag beschleunigen
Die Handarbeit aus der Aktenführung nehmen.
- Vollständiger Kundenarbeitsbereich und Aktivitätsverlauf
- Dokumentenerkennung: OCR, Klassifizierung und Zusammenfassungen
- Teilautomatische Notizen
- Verhandlungsrechner und Angebotsprotokoll
- Abgleich gegen den Zahlungsdienstleister
- Anbindung von Zahlungsdienstleister und Lastschrift
- Auswertungen und ein Report-Builder
- 03
Die Außenwelt einbinden
Erfassen, was außerhalb der Plattform passiert, und darauf reagieren.
- Zoom- und E-Mail-Erfassung, mit KI-Zusammenfassungen jedes Gesprächs
- SMS, im selben Verlauf wie die Kundenakte
- Arbeits- und Aufgabenplanung über alle Rollen
- KI-Assistent und Vergleich von Einigungsoptionen
- Kundenportal und Benachrichtigungen
- SLA- und Automatisierungslogik
- Automatische Provisionsauszahlung
Erzählen Sie uns, wie Ihr Betrieb wirklich arbeitet.
Ein erstes Gespräch ist ein Gespräch, keine Präsentation. Wenn eine Individualentwicklung für Sie die falsche Antwort ist, sagen wir das.